Introducción

Este manual tiene como propósito guiar el proceso de gestión XML JATS de las revistas científicas de la Pontificia Universidad Javeriana. No obstante, los lineamientos generales están orientados a optimizar cualquier flujo de gestión de revistas, incluso si es autónomo a la Coordinación de Revistas Científicas o si se mantiene el modelo de producción editorial tradicional.

El lenguaje de programación XML consiste en un código que se vale de etiquetas para normalizar la información y está destinado a completar formularios de metadatos con rapidez y sin incidentes de compatibilidad. La base bibliográfica regional SciELO empezó a migrar sus contenidos al lenguaje XML JATS (Journal Article Tag Suite, una variación diseñada específicamente para la parametrización de revistas científicas) a partir del año 2014. Redalyc, por su parte, incorporó la iniciativa en 2016 para garantizar que los datos consignados en su acervo sean recuperables en contextos cada vez más amplios. El instructivo de Redalyc ¿Qué es XML JATS? proporciona detalles acerca de la naturaleza técnica y operativa del modelo de gestión editorial a partir de la metodología.

El modelo de marcación propende hacia la optimización de los recursos para generar un contenido con mayor celeridad, en diferentes formatos que favorecen la legibilidad y la inmediatez en las consultas. La Coordinación de Revistas Científicas de la Editorial Javeriana ha dispuesto su modelo de gestión para el procesamiento de los artículos a partir de XML, con el propósito de cumplir los lineamientos de calidad de las bases bibliográficas regionales y los índices internacionales.

Cabe mencionar la importancia que requiere el compromiso del equipo de cada revista en cuanto a las exigencias del modelo editorial XML. La rigurosidad en las revisiones de los artículos, sus parámetros formales, las listas de referencias y su material complementario (figuras, tablas y anexos) garantizará la completud e idoneidad del material sometido al proceso de marcación.

A continuación, se presentan de manera detallada los objetivos y la metodología que conlleva la implementacián de dicho proceso.

Primera etapa: Revisión y compilación de artículos

Antes de proceder con la remisión de los artículos que hacen parte de un fascículo o volumen a la Editorial, el equipo de la revista deberá verificar que los documentos cumplan a cabalidad los siguientes lineamientos:

Criterios básicos de calidad editorial

• Los artículos originales de investigación, revisión y reflexión deben tener conceptos de evaluación por pares y la aprobación final por parte del editor. Las evaluaciones se consignarán en OJS o el repositorio a disposición de cada revista.
• Todas las contribuciones cuentan con la autorización expresa de los autores a través del formato institucional de licencia de uso.
• Todas las contribuciones aceptadas para publicación cuentan con un informe previo de verificación de coincidencias, a través del programa de verificación de coincidencias textuales (antiplagio) proporcionado por la Coordinación de Revistas: https://javeriana.turnitin.com/
• No será necesario remitir los conceptos de evaluación, las licencias y los reportes antiplagio a la Editorial. No obstante, podrán solicitarse en cualquier momento por cualquier instancia directiva o evaluadora.
• Es altamente recomendado que las revistas publiquen un promedio de 20 contribuciones citables en el volumen (año). Para el caso de revistas con otras periodicidades, se analizarán las dinámicas disciplinares y las exigencias de las bases bibliográficas regionales Redalyc y SciELO.
• Los materiales del fascículo deberán compilarse y remitirse a la Coordinación de Revistas con anticipación al inicio de la periodicidad anunciada. En el caso de operar bajo la modelidad de publicación continua, el material debe ser enviado en grupos no menores a cinco artículos. Los tiempos de entrega a la Editorial se establecen en la tabla 1:

Lista de comprobación de artículos

La Editorial proporcionará una plantilla ( figura 1) para facilitar la adecuación de los documentos remitidos al proceso editorial. Nota: No será posible recibir documentos que tengan datos pendientes como fechas de publicación, tipología de los artículos e imágenes con calidad insuficiente.

Elementos indispensables de la página de inicio (portadilla o front)

• DOI del artículo (la secuencia se asigna por el equipo editorial, atendiendo a los lineamientos de la Coordinación de Revistas para el manejo de descriptores digitales DOI).
• Título (en idioma original). La Editorial se encargará de las traducciones correspondientes, sin excepción.
• Nombre de los autores con afiliación institucional y código ORCID. Se debe indicar un único autor responsable de correspondencia junto con su dirección de correo electrónico.
• Tipología del artículo (artículo de investigación, revisión o reflexión) u otras contribuciones.
• Resumen (en el idioma original). Debe tener entre 200 y 280 palabras. La Editorial se encargará de las traducciones correspondientes.
• Palabras clave. Debe tener entre 3 y 6 conceptos clave, separados por coma. La Editorial se encargará de las traducciones correspondientes.
• Fechas del proceso de arbitraje (recepción y aceptación). La fecha de disponibilidad en línea se proporciona al final del proceso editorial.
• Apartado de la licencia de uso vigente.
• Cómo citar el artículo según el sistema de citación usado en la revista. La paginación individual (no consecutiva) de cada artículo se expresará XX-XX para asignarla posteriormente en el proceso de generación de formatos de lectura. Se asocia puntualmente al archivo PDF.
• Volumen, número (si aplica), año, ISSN digital.

Elementos del cuerpo del texto (body)

• Está conformado por introducción, desarrollo (metodología, resultados) y conclusiones.
• Apartados con sus subtítulos sin numeración.
• Uso sistemático del manual de citación adoptado por la revista.
• El sistema de marcación XML no admite notas a pie de página, así es que deberán incluirse como notas al final de cada documento

Elementos del cierre (back)

• Agradecimientos o reconocimientos, origen de la investigación, fuentes de financiación.
• Anexos.
• Referencias (listado de obras con correspondencia exacta a las citas en el cuerpo del texto).
• Notas finales.

Elementos gráficos

• Se utilizará una nomenclatura sencilla, únicamente a través de las denominaciones genéricas de tabla, figura y fórmula. Se rotula como figura todo el espectro de gráficos, ilustraciones, fotografías, dibujos, mapas, diagramas de flujo, etc. Se presentará como tabla aquella información organizada en cuadros con filas y columnas, sin importar la cantidad de datos o su nivel de complejidad. Las fórmulas consistirán en secuencias alfanuméricas que pueden estar acompañadas por caracteres especiales
• Todos los elementos gráficos se numeran con arábigos, de acuerdo con el orden en que vayan apareciendo en el texto. Todo elemento gráfico debe estar mencionado en el cuerpo del texto.
• Las figuras, tablas y fórmulas se deben entregar en archivos independientes al cuerpo del texto: un solo consecutivo para las tablas, cada figura como archivo independiente (siguiendo los criterios de calidad y tamaño expuestos en el siguiente numeral) y otro para todas las fórmulas, indicando el número y el artículo al cual pertenecen. Estos elementos deben estar en versiones de alta calidad o editables, que permitan la intervención editorial sin pérdidas de legibilidad ( tabla 2).
Tabla 2
Extensiones o tipos de archivo más comunes recomendados para la entrega de gráficos a producción editorial.

Nota: *Las figuras deben cumplir las dimensiones expuestas en la figura 2.

Fuente: elaboración propia
• El ancho de la caja que contiene los elementos gráficos será siempre de 16.5 cm y dentro deberán situarse las imágenes al tamaño final deseado, así como las leyendas legibles y en la fuente y formato deseados ( figura 2).


Figura 2
Lineamientos para gráficos complementarios



Fuente: elaboración propia
• El tamaño estándar para fotografías, mapas o imágenes en blanco y negro es de 2400 x 1500 pixeles con 300 dpi (ppp). El tamaño mínimo es la mitad del estándar anterior; es decir, 1200 x 750 pixeles con 300 dpi.
• El peso máximo es de 250 KB.
• Se debe señalar claramente en el archivo de texto en qué lugar resulta ideal la inserción del elemento gráfico. Esta convención se marca en una línea aparte del párrafo figura 3:


Figura 3
Identificación de gráficos complementarios en el cuerpo del texto



Fuente: elaboración propia

Al momento de la marcación, se procurará ubicar todos los elementos gráficos en el lugar indicado por el autor, siempre que esto resulte posible. En su defecto, se buscará la ubicación más propicia conforme a los criterios del diseño editorial. Los archivos deberán nombrarse empleando la sintaxis que se indica a continuación (figura 4):

Figura 4
Sintaxis de archivos para identificar el artículo y su material complementario



Fuente: elaboración propia

Entrega del material a la Editorial Javeriana

Las contribuciones (artículos y otras tipologías) y la totalidad de gráficos complementarios en archivos independientes deberán remitirse a la Editorial siguiendo el directorio de correos conforme corresponde a la etapa del proceso. La entrega deberá dirigirse exclusivamente a nuestro Gestor/a de recepción de artículos a través de la cuenta de correo gestorarticuloscrc@javeriana.edu.co. Una vez se compruebe el cumplimiento de los requisitos, el material pasará a manos de la editora de revistas para iniciar su proceso de edición. El envío de materiales se puede apoyar por servicios de almacenamiento en línea cuando el tamaño de los archivos supere el límite de capacidad predeterminado del correo electrónico. Recomendamos tener presentes las funciones del equipo de la Coordinación de Revistas Científicas y los canales de contacto para cada etapa del flujo de gestión editorial (ver tabla 3):

Tabla 3
Cargos y funciones de la Coordinación de Revistas sobre el proceso editorial y de publicación de artículos



Fuente: elaboración propia

Segunda etapa: solicitud de correcciones

Entrega de corrección de documentos por parte de la CRC al equipo editorial

Una vez la Coordinación de Revistas recibe el material corregido y ajustado a la pauta de la publicación, remitirá a cada equipo los manuscritos para verificar la completud de la información y, particularmente, la correspondencia exacta entre las citas y referencias. Esto permite generar hipervínculos que garantizan la inmediatez de la información consultada por los lectores bajo el esquema XML. La comunicación en esta fase del proceso se realizará a través de la cuenta de correo: revistascientificasjaveriana@gmail.com

Solicitud de cambios a los autores por parte de la revista

En un plazo no mayor a tres semanas, los equipos deben hacer las revisiones y solicitudes de cambios a los autores. Una vez finalizada la revisión de cada artículo, se debe restringir la edición mediante la función "solo comentarios", como se indica en las figuras 5, 6 y 7 a continuación:

Figura 5
Activar la función de restricción en la edición.



Fuente: elaboración propia
Figura 6
Aplicar la protección.



Fuente: elaboración propia
Figura 7
Asignar la contraseña indicada por la Coordinación de Revistas.



Fuente: elaboración propia

Remisiones a los autores

En el mensaje remitido a los autores, es necesario adjuntar los gráficos complementarios para su verificación final y hacer explícito que los cambios serán recibidos únicamente en los comentarios del documento de Word. La edición restringida inhabilitará cualquier intervención adicional sobre los manuscritos. La Coordinación de Revistas solo podrá recibir los documentos que cuenten con el seguimiento de ajustes.

Adicionalmente, se deberá mencionar que, en caso de solicitar un ajuste en el material complementario, los nuevos archivos deberán adjuntarse y relacionarse explícitamente en el mensaje de respuesta.

Tercera etapa: incoporación de ajustes y observaciones

Recepción de cambios realizados por los autores

Una vez el equipo haya remitido el artículo a los autores y recibido los cambios, se debe desbloquear el documento al hacer 'clic' en cualquier parte del archivo para que se active la función. Es preciso verificar que los cambios hayan sido introducidos como comentarios, como se muestra en la figura 8:

Figura 8
Desbloqueo de restricción.



Fuente: elaboración propia

La misma contraseña asignada para la protección debe ser digitada en la casilla de desbloqueo. En este punto, el equipo de la revista cuenta con la posibilidad de incorporar los cambios que se consideren pertinentes. Si existen dudas, los comentarios se pueden remitir a la Editorial en los documentos desbloqueados como los muestra la figura 9:

Figura 9
Registro en comentarios de ajustes realizados por los autores



Fuente: elaboración propia

Cuarta etapa: marcación y publicación

Envío del material corregido a la Editorial

El material debe ser remitido con las imágenes independientes para corroborar que sean las definitivas (estas no deben estar incluidas en el documento). El nombre de archivo que relaciona la imagen con el manuscrito correspondiente no debe sufrir modificación alguna. Es recomendable remitir el material unificado y completo para el proceso de marcación, sin fragmentaciones.

Limpieza y envío a marcación

La Coordinación de Revistas remitirá los documentos abiertos al proveedor de corrección de estilo para proceder con la limpieza correspondiente. En esta fase se verifica que se encuentren completos los datos y las imágenes (cabe anotar que para este momento ya no hay lugar para nuevas correcciones de estilo de los artículos). En caso de que se llegue a identificar algún pendiente, el proceso se detiene hasta que el equipo suministre la información completa ligada al documento. La Editorial no se encarga de hacer adición o modificación alguna en los archivos. Una vez se haya corroborado que el material cumple con los criterios mencionados previamente, este será remitido al equipo encargado de la marcación del material.

Marcación

Según la complejidad del material y la carga del proveedor de marcación, se establecerá una fecha de entrega de los documentos marcados. Si es preciso, la revista recibirá como mensaje, sin documento adjunto, las inquietudes que pueda presentar el equipo de marcación. Estas deben ser resueltas en el menor tiempo posible, entendiendo que cualquier retraso afecta significativamente los procesos de gestión de los artículos. Al finalizar este proceso, se remitirán los productos de la marcación XML JATS y los formatos de lectura (PDF, HTML, Visor) elegidos a la revista. La comunicación para esta fase del proceso editorial se realizará a través de la cuenta marcacioncrc@javeriana.edu.co

Proofreading

El equipo de la revista tendrá la oportunidad de verificar que las versiones galeradas se encuentren acordes con la información remitida. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta que solamente se podrán solicitar cambios que atiendan a errores en los metadatos, el contenido o la disposición gráfica de los artículos. Por lo tanto, no se debe tomar como una versión dispuesta para remitir a los autores y solicitar ajustes. Estas versiones serán asumidas como definitivas para la publicación. En caso de que existan modificaciones sobre los documentos marcados y sus versiones de lectura, el equipo de la revista deberá remitir la solicitud a la Coordinación de Revistas. Se estimará la extensión y la complejidad de los cambios con el propósito de definir una nueva fecha de entrega.

Artes finales y publicación

La Coordinación entregará los archivos finales, en todos sus formatos, a los equipos de revistas para su posterior carga en OJS. Una vez se encuentren en línea los metadatos de los artículos junto con los formatos de lectura, se realizará la marcación, el registro y la activación de los códigos DOI y los listados de referencias.

La Editorial brindará acompañamiento en la actualización y el seguimiento a las bases bibliográficas regionales o cualquier sistema de indexación que se alimente a partir de estos insumos.

Información adicional

Cómo citar este documento: Coordinación de Revistas Científicas (2023). Manual de procesos editoriales de revistas científicas 2023. Editorial Pontificia Universidad Javeriana.

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